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En busca del gestor de tareas definitivo

La manera de organizarme hasta ahora ha cambiado. Busco un nuevo gestor de tareas.

En la situación actual, me he encontrado que el método que tenía hasta ahora de gestionar mis tareas, todas mis notas y otros quehaceres ha variado.

Hasta el momento usaba mi Bullet Journal, con el que llevo más de un año y que excepto en ciertos periodos de algunas semanas, lo he usado siempre y me queda espacio para mínimo mes y medio más.

Como digo, era hasta el momento, porque en la situación actual, aunque mientras trabajo, estoy creando contenido o simplemente navegando por internet, lo tengo entre mis brazos. No acudo a él ni a mirar ni a apuntar nada.

Mi gestor de tareas en casa

Desde que vivo en pareja siempre hemos tenido el «problema» de qué comprar, qué hacer en el piso y todos esos casos de falta de coordinación.

La solución vino con un gestor de tareas rudimentario, sin informática de por medio, volvimos al siglo pasado 😜: una pizarra blanca imantada del Tiger de esas de rotuladores. La pizarra, situada en la nevera, tiene ya un apartado de lista de la compra y una cuadrícula a modo de calendario para ir cambiando los números y personalizarlo a cada mes. Por 4€ la compra está super amortizada.

Enn un inicio la usábamos como gestor de tareas y quién tenía que hacerlas y todo de bien, pero entonces llegó un problema: nos daba pereza pensar qué hacer de comer en el momento. Solución: Apuntar la comida de la semana y solo llegar y mirar por la noche para sacar del congelador algo o llegar y cocinar en un momento. Esto ocurrió ya entrados en la crisis.

Esto nos lleva a otro problema. Con las tiendas cerradas, no podemos comprar rotuladores de otros colores y aún así todo se queda apelotonado en un cuadro muy pequeño. Mi solución fue pasar todas las tareas, que se repetían en ciclos de 2 semanas, a Google Calendar. Simplemente tenemos que entrar y mirar qué nos toca hacer y listo, incluso desde el sofá sin caer en las tentaciones de la cocina.

A estas alturas lo miramos más para recordar que para saber qué hacer. El calendario de la nevera se ha quedado con un menú de comidas de 5 semanas.

Las compras las hacemos de lo que vemos que nos va a faltar para la semana siguiente. Apuntamos todo lo que tenemos que comprar en la pizarra y minutos antes de salir, o le hacemos una foto si hay prisa, o mi preferencia es coger Google Keep con una nota compartida que reutilizamos y desmarcar lo que falta. Tendremos unos 30-45 elementos que solemos comprar a lo largo de los meses y con eso nos apañamos. Si hay algo nuevo, lo apuntamos y listo. Lo bueno de ésto es que si a quien se queda en casa se le ocurre algo que es necesario, puede actualizar la lista y quien está fuera lo ve en el momento.

Ya solo me queda hacer un mapa de donde compro y optimizar mi trayectoria entre los pasillos. Quien me conoce sabe que soy capaz de hacerlo.

¿Existe el gestor de tareas perfecto?

Tras un tiempo sin tocar el Bullet Journal y viendo que estaba usando Google Calendar para organizarme el Time Blocking, me decidí a probar aplicaciones para gestionar mis tareas.

Empezando por las de Google, me parecen que están bien, y con la integración de Tareas en Gmail, que ahora puedes añadir correos como tareas, no está mal del todo, pero necesitas usar demasiadas aplicaciones distintas para tener el potencial de cualquier otro gestor de tareas.

Habitica

El primer gestor de tareas que he probado es Habitica, la primera que me salió en la Play Store mirando aplicaciones para otros menesteres, y como tenía el gusanillo de la gamificación, decidí empezar a usarla.

Habítica en el móvil

La verdad es que me gusta. Su panel principal se compone de 4 secciones:

  • Tareas recurrentes para generar hábitos.
  • Tareas diarias.
  • Tareas pendientes.
  • Recompensas.

Lo principal de esta plataforma es que eres un personaje, con vida, experiencia y más adelante mána con el que poder usar habilidades.

Los hábitos pueden ser positivos y/o negativos, si son positivos te dan experiencia y dinero, si son negativos te quitan salud.

Las tareas diarias y Tareas pendientes, si las cumples también te dan experiencia y dinero. Si las tenías para hacer un día y no las has hecho, te quitarán vida.

Con el dinero podrás comprar objetos que podrás equiparte para que las penalizaciones sean menores o las recompensas mejores. También puedes configurarte recompensas por las que pagar cuando hagas algo, por ejemplo, jugar a videojuegos, ir al cine, dar un paseo, cualquier cosa que quieras.

Está bastante interesante, porque tiene muchos detallitos extra a los que te he contado. Lo mejor que tiene creo que es la comunidad, que propone retos para habituarte a hacer distintas tareas, por ejemplo, hacer ejercicio, y la recompensa es poder llegar a ganar gemas, que son la moneda de pago con dinero real para comprar elementos relacionados con las mascotas o con misiones.

Para las misiones necesitas tener un grupo de amigos, cosa que no he podido probar, pero que supongo que está interesante también la mecánica de ésas.

Lo que no me ha gustado de este gestor de tareas es la falta de integración con terceras aplicaciones, como Google Calendar, así que por esa parte mal y me dirijo a buscar otro gestor que sí lo tenga.

Todoist

Panel de Todoist

Un gestor de tareas que probé hace años y que no entendí su forma de funcionar (años mozos aquellos) fue Todoist.

Ésta plataforma tiene integración con Google Calendar, cosa que necesito que tenga cualquier plataforma. De hecho es tal la integración que puedes asignar distintos calendarios a distintos proyectos, si mueves algo en el calendario se mueve también en Todoist y viceversa en segundos. De hecho, en Google Calendar puedes programar recordatorios que es una función Premium de Todoist y aquí la tienes gratis.

Tiene tareas recurrentes, puedes añadir subtareas con sus propia fecha completamente distinta a la de la tarea principal. Puedes generar muchos proyectos distintos para organizarte todo lo que necesites. Para los que siguen el GTD les viene muy bien la Bandeja de entrada, donde apuntar todo lo que tengan que hacer y después más adelante organizar en los distintos proyectos.

Tiene también prioridades y etiquetas. Para poder personalizar las prioridades y usar las etiquetas necesitas el plan de pago, pero creo que con lo básico te puedes organizar estupendamente.

Como gestor de tareas no tiene ningún fallo. Bueno sí. El tema de los hábitos como lo tenía la anterior me gustaba más. Si no los haces te aparecen con la fecha que no lo has hecho, no te aparecen con la fecha del día de hoy, aunque sea una tarea diaria. Es lo que me echa atrás. Una tontería, pero me echa atrás. Me gusta que sea opcional y no te marque en rojo todo el tiempo una fecha.

Pasemos a buscar otra plataforma.

Notion

Tareas en Notion

No existía Notion ni dos semanas cuando empecé a usarla y con ella estuve durante meses como gestor de tareas, tanto que llegué al límite de bloques. No veía que tuviera límite en cuanto a cosas que podía hacer en esta plataforma, la usaba para todo. Había cosas que hacía en Google Sheets y posteriormente en Airtable que pasé a Notion, además de usarlo como gestor de tareas para el día a día. Era mi Bullet Journal cuando no tenía para comprar el físico. Y si no tenía para una libreta, imaginaos para pagar la mensualidad de Notion por desbloquear el límite de bloques.

El hecho de que mientras estoy escribiendo estas líneas hayan eliminado los límites de bloques para las cuentas personales hace que me plantee volver. Pero hay una característica que me retrae: Eventos recurrentes. No puedes crear una recurrencia en tareas. Para organizarte tareas que se repiten semanalmente, pues como que no puedes.

Tampoco tiene un apartado primordial, la sincronización con Google Calendar. Sí puedes embeber el calendario en notion, pero para ello tienes que hacer público tu calendario y estando como estamos, mejor no eliminarnos otra capa de privacidad.

Una pena, aunque quizá lo vuelva a usar como dashboard para ciertos proyectos.

TickTick

La primera vez que tuve conocimiento de este gestor de tareas fue por Marques Brownlee, es la que usa y la verdad es que cuando veo las características, tiene todo lo que busco internamente, hasta analítica (como Todoist), pero hay un pero. La sincronización con Google Calendar no es tan buena como me gustaría: 12 horas entre que incluyes algo en TickTick y llega a Google Calendar. No es viable, menos siendo una característica de pago y que no sea instantaneo.

A pesar de todo eso, la verdad es que es una plataforma muy completa que me gustaría probar algo más. Sobretodo porque según ellos son la alternativa a Wnderlist Actualizaré esta sección cuando lo haya hecho.

¿Necesito todo lo que pido?

Pues con la creación de dos podcast y medio, una newsletter y otros tantos proyectos, si no me organizo no me saldría bien ni el dormir. Además me gusta cacharrear y probar nuevas cosas, si no lo hiciera con cabeza me saldrían peor de lo que ya me salen.

El tenerlo sincronizado en Google Calendar es una necesidad, porque mi pareja no es de usar mucho la tecnología y si se tiene que instalar aplicaciones extra para algo… como que es más difícil convencerla. Así que como Google Calendar ya la tiene, pues es requisito indispensable.

¿Con qué me quedo?

Ahora mismo con nada y todo a la vez.

Estoy pensando que mientras en WordPress no mejoren los documentos, podría usar Notion para la organización del contenido como los guiones de podcasts. Ahora uso Asana, pero hace bastante que no la abro, como el BuJo.

De quedarme con alguna en concreto me quedaría con Todoist por su rapidez en la sincronización de Google Calendar, así si mi novia modifica alguna tarea me queda reflejada también en mi gestor de tareas al momento, y si de verdad necesito algo extra de las características del premium, 3€ al mes no son tantos y podría usar los comentarios, etiquetas y recordatorios de la propia plataforma.

Sé que seguiría usando varias plataformas, pero teniendo en cuenta que el contenido lo publico en WordPress, que esté aquí desde primer momento no es negativo, es positivo, y podría enlazarlo en las tareas de Todoist.

Y seguramente, en WordPress haya plugins para transformar el dashboard en un gestor de tareas también, pero ya será para otro día y otro post.

Al final todo es encontrar una plataforma que te sea cómoda y tenga las características que pides, acostumbrarse y conseguir un flujo de trabajo bueno para ti.

Si fuese por mi, me quedaba con Habitica y subiría niveles, pero necesito la integración con Calendar 😢 ¿Conoces alguna otra herramienta?¿Conocías estas?